Non so se anche tu sei tra le persone che fino a un mese fa lamentava di avere troppe cose da fare, troppo poco tempo per fare tutto e ancora meno tempo per te.

Oggi per molte persone si presenta il problema opposto: troppo tempo a disposizione e poco/niente da fare con tutta la giornata per farlo oppure tante cose da fare, ma in casa, magari dividendo gli spazi con la famiglia.

In momenti storici come questi, le cattive abitudini possono essere corrette con più facilità e più velocità grazie alla necessità e all’urgenza: in un batter d’occhio l’intera nazione ha fatto cose che in altri tempi sarebbero state quasi impossibili.

Avere troppo da fare, poco o nulla o doverlo fare in modo diverso richiede una revisione della propria organizzazione e, se non hai mai avuto un’organizzazione è venuto il momento per attuarla!

Ecco 7 consigli + 1 da mettere in pratica al volo

1 Metti in agenda tutte le attività della giornata. Metti in agenda tutte, ma proprio tutte le cose da fare, comprese quelle di routine, e quelle non lavorative che ti riguardano (anche i tempi per i pasti, per intenderci), compresi – mi raccomando – i tempi di ricarica mente-corpo-emopzioni quelli e di cura della tua persona. Queste ultime ti servono per fare scorta di energia da dedicare a tutto il resto. Definisci quali di queste attività sono non negozialbili (tipicamente quelle che servono per realizzare i tuoi obiettivi, progetti importanti e quelle di ricarica energetica) e scrviile per prime in agenda. Questo ti consente di avere una visione realistica delle cose da fare e con un colpo d’occhio puoi capire quante possono essere inserite in un lasso di tempo.

2 Crea una to-do-list realistica. Ho riscontrato che una delle cose che ha più impatto sull’organizzazione dei miei clienti è quando li faccio riflettere su ogni singola attività o micro-obiettivo messo in agenda per analizzare cosa implica portarle a termine e quanto tempo occorre dedicarvi. Ci sono infatti attività puntuali che si svolgono in poco tempo ed altre che, in realtà sono dei processi articolati (per esempio la redazione di preventivi che in realtà sono mini progetti, che richiedono analisi, ricerche, ragionamenti). Ora spalma questo tempo sulla tua agenda giornaliera e settimanale, tenendo conto delle altre attività come ti ho spiegato al punto sopra.

3 Organizza la giornata in blocchi di attività omogenee. Una volta che hai la visione di ciò che vuoi avere portato a termine in una settimana o in una giornata, suddividi la tua agenda in blocchi di tempo da dedicare ad una specifica attività o ad attività omogenee, tenendo anche conto di quanto potresti impiegare per portarle a termine senza distrazioni (questo significa definire anche i momenti e la durate delle distrazioni e delle pause necessarie). Mantieni il focus su quello che stai facendo. Inizia con blocchi ti tempo relativamente brevi, magari di 30 minuti e concediti una pausa di 15 minuti a seguire. TI suggerisco anche di impostare un timer per quando navghi sul web o ti dedichi ad attvità che potrebbero rubarti tempo prezioso senza che te ne accorga.

4 Mantieni raggruppato e in ordine il materiale con cui lavori  Il tuo spazio di lavoro è sacro, e oggi come non mai lo è ancora di più. Mantienilo in ordine e butta il superfluo. Se lavori da casa e non hai una scrivania dedicata, potrebbe essere utile mettere penne, post-it fogli e tutto quello che ti serve per lavorare in un contenitore o un vassoio che puoi facilmente spostare. Ordine ed organizzazione esteriore corrispondono ad ordine ed organizzazione mentale.

5 Metti in agenda 15 minuti alla fine di ogni giorno. Ai fini della tua organizzazione, questi 15 minuti sono i più importanti della giornata: fai il punto sulle cose fatte, sui tempi (se li hai rispettati, se avresti potuto calcolarli meglio e come, se non li hai rispettati perchè hai ceduto alle distrazioni. Se questo è il caso, e se non riesci a risalire a cosa ti ha rallentato, ti propongodi tracciare per un giorno tutte le tue attività (senza barare, ovviamente) per scoprire i ladri di tempo. Portesti avere delle sorprese! Ripianifica, rivedi la tua to-do-list e come puoi inserire il giorno dopo le attività che ti avvicinano ai  tuoi obiettivi, Riordina la postazione di lavoro. Questo ti aiuterà a lavorare la mattina dopo in uno spazio di lavoro pronto, ordinato e una direzione per la giornata.”

6 Metti dei paletti, falli rispettare e rispettali. Negozia con gli altri i tuoi spazi, i tuoi tempi, impara a dire “no” (o “non adesso”) a tutto quello che non riguarda le tue priorità e che rappresenta una distrazione e rispetta questa regola tu prima di tutti gli altri. Ogni deroga che è un sì agli altri, ad altro e un no a te. Ricorda se tu in prima persona non rispetti le regole, non puoi chiedere agli altri di farlo… e per inciso, desidero farti notare che l’importanza attribuita a qualcosa, si vede dal tempo che vi si dedica. A buon intenditore….

7 Accetta il fatto che non sarai in grado di fare tutto in un giorno. Non sei Wonderwoman nè Superman quindi non puoi fare tutto in un giorno. Invece di lavorare su un grande progetto in un giorno solo, organizza le pietre miliari. Non ti frustrare se non sei riuscito a finire tutto quello che hai pianificato. Ricorda, hai ancora domani.

Infine, mettiti in gioco gradualmente mettendo in pratica uno o due consigli alla volta, per evitare di stressarti e diventare resistente alla novità. Continua ad applicarli con costanza e nota cosa cambia. E se cambia poco o niente, rileggi questo articolo e verifica cosa non hai messo in pratica. Chiediti come puoi correggere il tiro e riprova.

Intanto, fai il primo passo e misura la tua capacità di organizzarti compilando il mio test SAI ORGANIZZARTI ? ”

E fammi sapere cosa hai scoperto!

 

Commenti