Non so se capita anche a te di ritrovarti una to-do-list in cui sono inserite molte più attività del tempo che hai a disposizione per lavorarci. E’ allora importante sapere scegliere a quali dedicarti, quali posticipare, quali rimandare, delegare, quali depennare.

Operando una scelta intelligente e strategica, puoi sfruttare al massimo il tuo tempo e le nostre opportunità. Allo stesso tempo, scegliendo male, rischi di trovarti impantanati in progetti a basso valore aggiunto e a basso rendimento che impediscono di dedicarsi ad altro e andare avanti.

Come scegliere?

Una regola sempre valida è il principio di Pareto, secondo cui il 20% delle cause produce l’80% degli effetti. In termini organizzativi possiamo tradurlo come scegliere di dedicarsi al 20% di attività che produce l’80% dei risultati.

Ma come, nel concreto operare questa scelta?

Esistono diversi tool, tutti validi in uguale misura, ognuno con un focus diverso e specifico:

  • Matrice di Esienhower: per la gestione delle priorità in termini di importanza/urgenza
  • Franklin: analizza i pro e i contro
  • Swot: evidenzia oltre a pro e contro, anche opportunità, possibili minacce
  • Analisi costi-benefici
  • Analisi di fattibilità

Oltre a queste, uno strumento che apprezzo particolarmente perché è una commistione di tutti questi è la “Matrice delle Priorità di Azione sforzo/impatto“, un semplice diagramma per scegliere le attività a cui dare priorità e quelle da evitare (o per lo meno limitare) se vuoi ottimizzare il tuo tempo massimizzando i risultati.

Questo strumento facilita l’individuazione delle attività a maggior valore aggiunto per progredire in un progetto, tenendo conto di costi-benefici e fattibilità.  La rappresentazione all’interno di quattro quadranti fornisce a colpo d’occhio la scelta di quelle a cui dedicare più tempo per il valore aggiunto che forniscono.

Utilizzare la matrice è molto semplice: basta assegnare un punteggio alle attività in base al loro impatto nell’avanzamento di un progetto e, in secondo luogo, in base allo sforzo necessario per completarle. Dopo di che si inserisce ogni attività all’interno di un quadrante che ordina le attività secondo assi sforzo – impatto.

Successi facili  (attività ad alto impatto, basso sforzo). Sono i progetti più interessanti, perché ti danno un buon ritorno con un impegno relativamente esiguo. Le vittorie veloci sono molto motivanti. Dedicati a queste attività per ritrovare il tuo commitment, per lo sprint di fine anno, o ogni qualvolta sei ad un passo dal traguardo. E festeggia i risultati!

Grandi progetti  (attività ad alto impatto, alto sforzo).  I grandi progetti danno un buon ritorno, ma richiedono molto tempo e molto dispendio di risorse. Un progetto importante può “abbattere” molte vittorie veloci. Si è spesso tentati di dedicarsi a questo tipo di attività. Certamente paga nel lungo periodo, ma se si per conseguire risultati nel breve periodo, è necessario focalizzarsi sulle vittorie veloci e programmare in agenda appuntamenti  per i grandi progetti. Meglio se ti dedichi ai grandi progetti per poco tempo, ma in maniera costante nel tempo. In questo modo li realizzerai quasi senza accorgertene!

Riempitivi (attività a basso impatto, basso sforzo.) Si tratta di attività di routine, molte delle quali sono il più delle volte delegabili. Non preoccuparti troppo di svolgere queste attività: se hai tempo libero, eseguile, ma lasciale perdere o delegale se hai di meglio a cui dedicarti.

Compiti ingrati (Compiti ingrati attività a basso impatto, alto sforzo). Cerca di evitare queste attività. Non solo danno poco ritorno, ma assorbono anche il tempo che dovresti usare per le vittorie veloci. Tra queste, le attività per le quali non hai le competenze, quelle che trovi ostiche o che non ti piacciono. Trova il modo di delegarle.

Metti subito in pratica scaricando il workbook della Matrice delle Priorità di Azione a questo link

Buon lavoro e fammi sapere come va!

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