Quando si tratta di portare a termine un qualsiasi progetto la variabile che veramente fa la differenza non è – come si potrebbe facilmente credere – la difficoltà o il tempo a disposizione, la concentrazione, impegnarsi in maniera focalizzata e con intenzionalità di quello che si sta svolgendo. L’essere al 100% nel qui e ora.

Ti suona familiare?

La produttività, non qualcosa che avviene per caso, ma richiede visione prospettica, pianificazione, motivazione, assertività e concentrazione continue. E per di più va allenata.

Pensi mai come sarebbe bello avere concluso tutto quello che hai deciso di concludere ogni giorno, in modo da poterti rilassare e sapere che hai portato a termine i tuoi obiettivi quotidiani?

Per alcuni questo rimane un sogno: si trovano di fronte a una montagna di lavoro e se sentono sopraffatti e improduttivi. Alla fine della giornata, gettano la spugna, sentendosi sconfitti, con una to-do- list ancora tutta da spuntare, magari con attività che si sono aggiunte, e per di più non neppure la cognizione di come e dove hanno sprecato il tempo.

Prendersi cura del proprio tempo e delle proprie energie, imparare a capire su cosa puntare e concentrarsi o cosa invece posticipare e delegare significa prendersi cura di sé e prendere seriamente i propri obiettivi.

Ecco 18 modi collaudati ti aiuteranno a rimanere concentrato ed a massimizzare la tua produttività in modo da poterti regalare tempo per te. .

1. Imposta gli obiettivi giornalieri

Organizzati definendo obiettivi (ovvero risultati) giornalieri, ognuno con uno scopo chiaro, tangibile e motivante. Poi definisci le attività che ti consentono di conseguirli e mettile in agenda in giorni e orari definiti. Queste sono le tue priorità. A latere, hai la tua to-do-list, un elenco di cose da fare, slegato dal tuo obiettivo. E fai attenzione a non confondere le attività per realizzare i tuoi obiettivi e le attività della do-do list!

2. Dedicati per prima cosa alle priorità

Come dice il termine stesso, priorità è qualcosa che viene prima di qualcos’altro. Il tuo tempo e la tua energia sono limitate e le probabilità sono che non avrai mai abbastanza di entrambi per realizzare tutto quello che (pensi) di dovere fare ogni giorno. Il segreto è concentrarti prima sulle attività più importanti. Non tutto sulla tua lista è urgente.

Dedica tempo ad identificare le attività più importanti. Questa è la l’attività più importante di tutte! Fatto questo, farai di tutto per assicurarti di avere una giornata produttiva.

3. Imposta scadenze e rispettale

Le scadenze possono essere un ottimo modo per controllare la procrastinazione, ma alcune ricerche hanno dimostrato che le scadenze autoimposte non funzionano per i campioni della procrastinazione e delle distrazioni. Sono molto più efficaci scadenze per le quali devi rendere conto a qualcuno: un cliente, un business partner, il tuo capo, il tuo coach. Quindi, stabilisci con loro scadenze non derogabili ma ragionevoli e con un tempo ragionevole per portare a termine il progetto.

4. Rendi gestibili le attività

Per massimizzare la concentrazione e di conseguenza aumentare la produttività, vale il detto “tagliare l’elefante in pezzettini”: suddividere grandi progetti in blocchi sotto progetti più gestibili in modo da poterti concentrare su un’area o un tema alla volta. Questo ti aiuterà ad evitare le distrazioni (che poi programmare nei break) e manterrai la motivazione grazie alla soddisfazione di concludere le cose.

5. Allena la mente ad immergersi in profondità nel qui e ora

Per sfruttare veramente tutta la potenza della tua mente, bisogna allenarla ad immergersi nel qui e ora (ciò che oggi chiamano Mindfulness) facendo un lavoro profondo di concentrazione. Questa è la capacità di portarla al vostro livello di picco per lunghi periodi di tempo ed è qualcosa che facciamo raramente perché siamo ormai abituati a spaziare da uno stimolo all’altro in maniera superficiale.

All’inizio non è facile, ma se si persevera, i risultati arrivano. Si può cominciare dedicando un paio d’ore ogni giorno a concentrarsi completamente su un’attività senza interruzioni. Questo vi permetterà di coinvolgere in tutto e per tutto la mente e fare progressi.

6. Compartimentalizza il tempo

Tra un’attività e l’altra tieni del tempo cuscinetto o “non disturbare” e comunica alle persone attorno a te che non sarai disponibile durante questo tempo..

Compartimentalizzare il tuo tempo permette al tuo cervello di isolare un compito, in modo da poterti concentrare completamente su quella cosa senza interrompere costantemente la tua concentrazione per qualcos’altro.

7. Metti via lo smartphone e tutte le altre distrazioni

I nostri smartphone e dispositivi sono diventati una parte pervasiva della nostra vita, a scapito della nostra produttività. Una ricerca americana ha scoperto che le persone trascorrono almeno 5 ore al giorno sui loro dispositivi mobili, con circa la metà di quel tempo trascorso sui social media, messaggistica e app varie.

Semplicemente spegnendo il telefono per alcune ore, o almeno disattivando le notifiche, guadagnerai ore e ore di produttività e concentrazione.

8. Monotasking

Ormai, la maggior parte di noi sa che il multitasking non è vantaggioso, eppure facciamo ancora fatica a smettere di farlo. Sembra che abbiamo troppo da fare per concentrarci su una cosa sola alla volta. Fatti un regalo e prova il  monotasking  per un giorno. Prova a guardare il tuo calendario all’inizio di ogni settimana e assegna a te stesso un focus tematico specifico ogni giorno. Un giorno potrebbe essere incentrato sul lavoro amministrativo, mentre un altro su un progetto per i tuoi clienti, un altro ancora sulla promozione…..

9. Medita

È dimostrato che la pratica della meditazione contribuisce ad aumentare la capacità di concentrarsi, migliora l’apprendimento e la memoria, migliora la focalizzazione e l’attenzione, aumenta la sensazione di benessere emotivo oltre al senso di auto efficacia per l’ottenimento di migliori in meno tempo.

10. Conosci i tuoi bioritmi.

Gli orari offrono alla struttura dei nostri giorni e un calendario per ruotare intorno. Tuttavia, non tutte le persone funzionano secondo lo stesso calendario. Tutti noi abbiamo ritmi naturali che influenzano la nostra capacità di concentrarsi e produrre.

La chiave è quindi organizzare fasi e ritmo di lavoro secondo il proprio bioritmo, pianificando attività  più impegnative nelle ore più produttive della giornata ed altri riempitivi o meno critiche quando la concentrazione inizia a scemare o semplicemente per variare.

11. Lavora in cicli di 90 minuti.

Numerose ricerche sull’apprendimento hanno scoperto che il tempo di concertazione naturale sono circa 90 minuti, seguiti da attività cerebrale a bassa frequenza per circa 20 minuti, in cui è più difficile più difficile concentrarsi. È possibile sfruttare questo ciclo naturale lavorando in cicli di 90 minuti, e concedersi una pausa tra l’uno e l’altro.

12. Fai pause mentali

Una pausa strategica può essere una spinta incredibile per la tua mente. Anche una breve pausa può darti ispirazione e creatività. Prendersi una breve pausa tra diverse fasi di lavoro permette alla mente di resettare e ripristinare la motivazione: stacca per qualche minuto e dedicati ad una attività piacevole… E nota cosa cambia quando torni alla scrivania

13. Imposta un timer

Allena la mente a iper-focalizzare su una singola attività utilizzando un timer: prima decidi cosa vuoi portare a termine (es.: lettura dei messaggi di posta, completamento di un lavoro) poi valuta quanto tempo vuoi dedicarvi (dai 10 ai 25 minuti) , imposta il timer e lavora. Se l’hai impostato a 25 minuti, dai una pausa di 5 minuti, poi riprogrammane 25 e continua così per i cicli necessari.

14. Manieni in ordine il tuo spazio di lavoro

Uno spazio pulito e ordinato ha un modo per mettere la mente a proprio agio e aumentare la capacità di concentrazione e di messa a fuoco (dato che il campo visivo è privo di distrazioni). Una scrivania in disordine farà sentire in disordine anche la mente. Tieni quindi meno oggetti possibile sulla scrivania e possibilmente solo quanto è necessario per lavorare in quello specifico momento.

15. Utilizza la regola di due minuti

Se il completamento di un’attività richiede meno di due minuti,  eseguilo immediatamente. Non lasciare che queste piccole attività si accumulino per un’altra volta e non aggiungerle alla fine dell’elenco. Prenditi due minuti e fallo e basta. Potresti essere sorpreso da quante cose puoi fare in pochi minuti, come inviare un’email o pulire la scrivania. Attenzione! Per evitare di cadere nella trappola della distrazione, i minuti massimi di completamento devono essere proprio due, non di più!

16. Affronta prima i compiti più impegnativi

Affronta a mente fresca le attività più impegnative. Portarle a termine ti darà slancio motivazionale per tutta la giornata e avrà vuotato la mente da pensieri, creando spazio e focus per le cose meno impegnative a cui ti dedicherai in seguito.

17. Impara a variare

Concentrarti troppo e per toppo tempo su qualcosa di impegnativo potrebbe risucchiare troppa energia. Ogni tanto il tuo cervello ha bisogno di un cambiamento di argomento! Prova a passare le attività a qualcos’altro per un po’. Cambialo lavorando su un’attività completamente diversa. Dare al tuo cervello una varietà di cose su cui lavorare può aiutarti a rimanere vigile e produttivo più a lungo.

18. Imposta un tempo cuscinetto per gli imprevisti

Anche se hai pianificato tutto alla perfezione, non tutto è sotto il tuo controllo. Una telefonata o una call di durata superiore a quanto previsto, una persona che entra nella stanza, un problema tecnologico… o non sentirti in forma possono far saltare la tua programmazione e farti perdere il focus. Inserire un tempo cuscinetto nella tua programmazione, eviterà di farti sentire sotto pressione (sapendo che puoi recuperare) e la mente sarà più rilassata e quindi più focalizzata

19. Allenati

Così come l’esercizio fisico tonifica i muscoli del corso, così l’allenamento mentale “tonifica” anche quelli del cervello, trasformando la novità in abitudine. Per creare nuovi automatismi virtuosi, non basta provare una volta, ma perseverare nel tempo. Quindi, qualcuna una di queste tecniche ti ha ispirato, mettila per un periodo di tempo sufficientemente lungo da farla diventare un automatismo, poi passa ad un’altra.

20. Celebra i risultati

Riconoscere e celebrare il successo è un potente motivatore perché rinforza il significato di ciò che si sta facendo e mostra apprezzamento per i risultati raggiunti. Questo, a sua volta, aumenta la nostra autostima e ci motiva a fare il passo successivo verso il raggiungimento del prossimo obiettivo. Quindi, Ogni volta che raggiungi un risultato, notalo e trova un modo per celebrarlo facendo qualcosa che ti piace e che ti fa sentire bene.

Buon lavoro e fammi sapere come va!

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